زیرفرم (Subform) به فرمی گفته میشود که درون یک فرم دیگر (که به آن فرم اصلی یا Parent Form میگویند) قرار میگیرد. کاربرد اصلی این ابزار در نمایش دادههایی است که رابطه یکبهچند (One-to-Many) با یکدیگر دارند. به عنوان مثال، در سیستم مدیریت فروشگاهی، هر “مشتری” میتواند چندین “سفارش” داشته باشد؛ یا در سیستم دانشگاهی، هر “استاد” مسئول تدریس چندین “درس” است. با استفاده از زیرفرم، کاربر میتواند در بخش بالایی صفحه اطلاعات مشتری (سمت یک رابطه) را مشاهده کند و در بخش پایینی به صورت همزمان و لحظهای، تمام سفارشهای ثبتشده برای آن مشتری (سمت چند رابطه) را در قالب یک جدول پویا ببیند، ویرایش کند یا فاکتور جدیدی به آن بیفزاید.
روشهای ایجاد زیرفرم در محیط اکسس
مایکروسافت اکسس روشهای مختلفی را برای ساخت زیرفرم ارائه میدهد که متناسب با نیاز پروژه میتوان از آنها استفاده کرد:
- استفاده از Form Wizard: در این روش خودکار، اگر فیلدهای مورد نظر خود را همزمان از دو جدول مرتبط انتخاب کنید، دستیار اکسس به طور هوشمند رابطه بین جداول را تشخیص داده و در مراحل پایانی از شما میپرسد که آیا مایلید دادهها را در قالب فرمی حاوی زیرفرم (Form with Subform) مشاهده کنید یا خیر.
- روش کشیدن و رها کردن (Drag and Drop): در نمای طراحی (Design View) یا نمای چیدمان (Layout View) فرم اصلی، میتوانید فرم دوم را که قبلاً به طور مستقل ساختهاید، از پنل پیمایش (Navigation Pane) با موس کشیده و درون کادر فرم اصلی رها کنید.
- استفاده از کنترل Subform/Subreport: در جعبه ابزار طراحی، ابزار اختصاصی Subform/Subreport وجود دارد. با کلیک بر روی آن و ترسیم یک کادر در بوم فرم اصلی، دستیار ویزارد فعال میشود و گامبهگام برای اتصال جدول یا فرم دیگر به عنوان زیرفرم راهنمایی میکند.
هماهنگسازی و برقراری ارتباط بین فرم اصلی و زیرفرم
برای اینکه زیرفرم به درستی کار کند و با تغییر رکورد در فرم اصلی، دادههای متناظر با آن را نشان دهد، باید پیوند ارتباطی مشخصی بین آنها برقرار باشد. اکسس این پیوند را از طریق دو ویژگی کلیدی در Properties Sheet زیرفرم مدیریت میکند:
- Link Master Fields: فیلد کلیدی در فرم اصلی (معمولاً کلید اصلی جدول سمت “یک” مانند کد مشتری) در این قسمت معرفی میشود.
- Link Child Fields: فیلد رابط در زیرفرم (کلید خارجی جدول سمت “چند” مانند کد مشتری در جدول سفارشات) در این فیلد قرار میگیرد.
اگر روابط بین جداول قبلاً در پنجره Relationships تعریف شده باشند، اکسس این دو ویژگی را به صورت کاملاً خودکار مقداردهی و تنظیم میکند. در غیر این صورت، طراح باید به صورت دستی نام این فیلدها را در تنظیمات وارد کند تا تطابق دادهها به درستی انجام گیرد.
مزایای کاربردی و اصول طراحی زیرفرمهای خوانا
استفاده از زیرفرمها جریان کاری ورود اطلاعات را به شدت تسهیل میکند، زیرا اپراتور برای ثبت فاکتورهای یک مشتری نیاز به جابجایی بین چندین جدول و فرم مختلف ندارد. برای طراحی یک زیرفرم استاندارد، بهتر است نمای نمایش زیرفرم بر روی Datasheet (ورقه داده) یا Continuous Forms (فرمهای مستمر) تنظیم شود تا رکوردهای متعدد به راحتی زیر هم قرار گیرند. همچنین رعایت اصول رنگبندی متمایز، مشخص کردن فیلدهای محاسباتی (مانند جمع کل فاکتور در انتهای زیرفرم) و مخفی کردن کلیدهای خارجی تکراری که پیوند را برقرار میکنند، به تمیزی و خوانایی هرچه بیشتر رابط کاربری دیتابیس کمک شایانی میکند.
کلیدواژه ها : ایجاد زیرفرم-ساب فرم در اکسس-Subform-رابطه یک به چند-مدیریت داده های رابطه ای-Link Master Fields-Link Child Fields-ابزارهای طراحی فرم-ثبت سفارشات-طراحی دیتابیس در اکسس-ورود داده های مرتبط-
