گام اول: انتخاب منبع داده و راهاندازی ابزار Report Wizard
برای شروع فرآیند ساخت یک گزارش نمونه (به عنوان مثال، گزارش “فروش محصولات به تفکیک دستهبندی”)، ابتدا باید مشخص کنیم دادهها از کدام جدول یا کوئری استخراج میشوند. به تب Create در نوار ابزار ریبان رفته و در بخش Reports بر روی دکمه Report Wizard کلیک میکنیم. در اولین پنجره، منبع داده خود را روی کوئری ترکیبی فروش قرار میدهیم. فیلدهای مورد نیاز مانند “نام محصول”، “دستهبندی”، “تعداد فروش” و “قیمت واحد” را با استفاده از دکمههای فلش به کادر فیلدهای انتخابی (Selected Fields) منتقل کرده و بر روی دکمه Next کلیک میکنیم.
گام دوم: اعمال سطح گروهبندی بر روی فیلدها
در این مرحله، اکسس از ما میخواهد که نحوه دستهبندی اطلاعات را مشخص کنیم. برای اینکه گزارش ما خوانا باشد، فیلد “دستهبندی” را به عنوان سطح گروهبندی (Grouping Level) انتخاب میکنیم. با این کار، محصولاتی که در یک دسته مشترک قرار دارند (مانند لوازم الکترونیکی) در کنار هم قرار میگیرند و عنوان دسته تنها یکبار در بالای آنها نمایش داده میشود. پس از تایید گروهبندی، دکمه Next را میزنیم تا به مرحله تنظیمات مرتبسازی و محاسبات آماری هدایت شویم.
گام سوم: تنظیمات مرتبسازی و انجام محاسبات تجمعی
در پنجره جدید، میتوانیم رکوردها را بر اساس یک فیلد خاص (مثلاً نام محصول) به صورت صعودی یا نزولی مرتب کنیم. بخش کلیدی در این مرحله، دکمه Summary Options است. با کلیک بر روی آن، لیست فیلدهای عددی گزارش ظاهر میشود. در اینجا چکباکس Sum (مجموع) را برای فیلد “تعداد فروش” فعال میکنیم تا اکسس در انتهای هر گروه و همچنین در پایان کل گزارش، مجموع فروش را محاسبه کند. گزینه Show را نیز بر روی Detail and Summary تنظیم میکنیم تا هم جزئیات فروش هر محصول و هم خلاصه محاسبات نمایش داده شوند.
گام چهارم: انتخاب چیدمان بصری و نهاییسازی گزارش
در مرحله بعد، نحوه چیدمان ظاهری (Layout) گزارش را از میان گزینههای Stepped (پلهای)، Block (بلوکی) یا Outline (طرح کلی) انتخاب میکنیم. همچنین جهت صفحه را بر روی Portrait (عمودی) یا Landscape (افقی - مناسب برای ستونهای زیاد) تنظیم میکنیم. با زدن دکمه Next، در آخرین پنجره یک نام مناسب برای گزارش (مانند “گزارش جامع فروش محصولات”) انتخاب کرده و گزینه Preview the report را فعال میکنیم. با کلیک بر روی Finish، گزارش نمونه ما ساخته شده و در نمای پیشنمایش چاپ ظاهر میشود که در آن دادهها به زیبایی گروهبندی شده و مقادیر مجموع فیلدها محاسبه شدهاند.
کلیدواژه ها : ایجاد گزارش نمونه-ساخت گزارش در اکسس-Report Wizard-گروه بندی داده ها-خلاصه محاسبات دیتابیس-Summary Options-چاپ گزارش در اکسس-تنظیمات چیدمان گزارش-نمای پیش نمایش چاپ-مرتب سازی داده ها-آموزش عملی اکسس-
