پایگاه داده‌ها مخازن بزرگی از داده‌های خام هستند که در جداول مختلف ذخیره می‌شوند. داده‌های خام به خودی خود اطلاعات مفیدی ارائه نمی‌دهند، مگر اینکه بتوان آن‌ها را فیلتر، ترکیب، تجزیه و تحلیل کرد. اینجاست که کوئری‌ها (Queries) به عنوان بازوهای پردازشی و تحلیلی مایکروسافت اکسس وارد عمل می‌شوند. کوئری ابزاری است که به شما اجازه می‌دهد سوالات مشخصی را از پایگاه داده بپرسید؛ به عنوان مثال: «کدام محصولات در انبار رو به اتمام هستند؟» یا «مجموع فروش ماه گذشته به تفکیک هر استان چقدر است؟». موتور اکسس بر اساس ساختار کوئری طراحی‌شده، داده‌های مورد نیاز را از میان میلیون‌ها رکورد و چندین جدول مختلف استخراج کرده و نتایج را در قالب یک جدول پویا و موقت به کاربر نشان می‌دهد. هر زمان که داده‌های جداول اصلی به‌روزرسانی شوند، خروجی کوئری نیز به طور خودکار تغییرات جدید را منعکس می‌کند.

ایجاد کوئری ساده با استفاده از Query Wizard

برای کاربران مبتدی یا مواقعی که نیاز به ساخت سریع یک پرس‌وجوی استاندارد بدون پیچیدگی‌های فنی وجود دارد، ابزار دستیار کوئری یا Query Wizard بهترین گزینه است. برای استفاده از این ابزار، کافی است به تب Create در نوار ابزار ریبان مراجعه کرده و دکمه Query Wizard را انتخاب کنید. در پنجره باز شده، اکسس چهار نوع ویزارد مختلف را پیشنهاد می‌دهد که پرکاربردترین آن‌ها Simple Query Wizard است. در مراحل بعدی، کاربر جدول یا جداول مبدا را انتخاب کرده و فیلدهای مورد نیاز خود را به لیست خروجی اضافه می‌کند. در نهایت، امکان انتخاب نمایش جزئیات تک‌تک رکوردها (Detail) یا نمایش خلاصه محاسباتی (Summary - مانند مجموع، میانگین، حداقل و حداکثر مقادیر عددی) وجود دارد. با کلیک روی دکمه پایان، کوئری ساخته شده و نتایج آن بلافاصله به نمایش درمی‌آید.

طراحی تخصصی با استفاده از محیط Query Design

محیط طراحی کوئری یا Query Design ابزاری قدرتمند برای طراحان حرفه‌ای دیتابیس است که کنترل بی‌نظیری روی جزئیات پرس‌وجو فراهم می‌کند. با کلیک روی این دکمه در تب Create، یک صفحه طراحی خالی همراه با پنجره Add Tables باز می‌شود. کاربر جداول مورد نظر خود را به صفحه اضافه می‌کند. اگر بین جداول انتخابی رابطه‌ای وجود داشته باشد، خطوط ارتباطی فیلدها به تصویر کشیده می‌شوند. بخش پایین صفحه طراحی شامل جدولی به نام Query Design Grid (یا شبکه‌ طراحی) است. طراح با کشیدن فیلدهای مورد نظر از جداول بالا و رها کردن آن‌ها در ستون‌های این شبکه، ساختار خروجی کوئری را مشخص می‌کند. در این بخش تنظیماتی نظیر نمایش یا عدم نمایش فیلد در خروجی (Show)، مرتب‌سازی صعودی یا نزولی (Sort) و فرمول‌نویسی شرایط فیلترینگ قرار دارد.

اصول فیلترنویسی و اعمال معیارها (Criteria) در شبکه طراحی

قدرت واقعی محیط Query Design در ستون Criteria (معیارها) نهفته است. در این ردیف، طراح می‌تواند شروط مورد نظر خود را برای استخراج داده‌ها بنویسد. اکسس از دستورات منطقی و ریاضی متنوعی پشتیبانی می‌کند:

  • شروط عددی و تاریخ: استفاده از عملگرهای مقایسه‌ای مانند >500 یا >=#2026/01/01# (تاریخ‌ها در اکسس بین دو علامت هش قرار می‌گیرند).
  • شروط متنی: استفاده از عملگر Like همراه با کاراکتر ستاره برای جستجوهای منعطف؛ به عنوان مثال، عبارت "Like "A* تمام رکوردهایی را که با حرف A شروع می‌شوند پیدا می‌کند.
  • شروط ترکیبی: با استفاده از ردیف Criteria و ردیف‌های پایین‌تر آن که با OR مشخص شده‌اند، می‌توان شروط چندگانه را پیاده‌سازی کرد. اگر شروط در یک سطر نوشته شوند، رابطه منطقی AND (برقراری هم‌زمان تمام شروط) و اگر در سطرهای مجزا نوشته شوند، رابطه منطقی OR (برقراری حداقل یکی از شروط) اعمال خواهد شد.

کلیدواژه ها : ایجاد کوئری-ساخت پرس و جو-Query Design-Query Wizard-معیارهای شرطی-Criteria در اکسس-طراحی دیتابیس-استخراج داده ها-شبکه طراحی کوئری-Simple Query-فیلترنویسی در کوئری-آموزش اکسس-