نخستین قدم برای کار با اکسس، ایجاد یک فایل دیتابیس است. هنگام اجرای نرمافزار، با صفحه آغازین مواجه میشوید که دو مسیر اصلی را پیش روی شما میگذارد: ساخت یک پایگاه داده کاملاً خالی (Blank Database) یا استفاده از الگوهای آماده (Templates). برای شروع کار از پایه و طراحی اختصاصی، گزینه Blank Database انتخاب میشود. در این مرحله، برعکس سایر نرمافزارهای آفیس، اکسس قبل از شروع کار از شما میخواهد نام فایل و محل ذخیرهسازی آن را روی هارد دیسک مشخص کنید تا دادهها به صورت لحظهای ذخیره شوند.
باز کردن پایگاه داده موجود
اگر قبلاً دیتابیسی طراحی کردهاید، میتوانید از طریق نمای پشتصحنه (Backstage View) و بخش Open آن را فراخوانی کنید. فایلهای اکسس مدرن با پسوند accdb ذخیره میشوند، در حالی که نسخههای قدیمیتر دارای پسوند mdb هستند. اکسس به شما اجازه میدهد هر دو فرمت را باز کنید. هنگام باز کردن دیتابیسهایی که حاوی کدهای برنامهنویسی یا ماکروها هستند، یک نوار هشدار امنیتی (Security Warning) در بالای صفحه ظاهر میشود که برای فعالسازی کامل امکانات باید روی گزینه Enable Content کلیک کنید.
ذخیرهسازی و مدیریت فایلها
سیستم ذخیرهسازی در اکسس با نرمافزارهایی مانند ورد یا اکسل متفاوت است. در اکسس نیازی نیست نگران ذخیره کردن دادههای وارد شده در جدولها باشید؛ زیرا به محض رفتن به ردیف بعدی، اطلاعات به صورت خودکار در فایل دیتابیس ذخیره میشوند. با این حال، تغییرات ساختاری مانند طراحی یک جدول جدید، ویرایش فیلدها یا ساخت فرمها نیاز به ذخیرهسازی دستی با کلیدهای میانبر یا دکمه Save دارد. همچنین برای جابهجایی یا پشتیبانگیری، کل فایل دیتابیس باید به عنوان یک سند واحد کپی شود.
فشردهسازی و تعمیر پایگاه داده (Compact and Repair)
با گذشت زمان و با حذف یا اضافه کردن مداوم دادهها و اشیاء، حجم فایل دیتابیس اکسس به صورت کاذب افزایش مییابد و این امر میتواند سرعت سیستم را کاهش دهد. اکسس ابزار قدرتمندی به نام Compact and Repair دارد که در تب Database Tools یا بخش Info قرار دارد. این ابزار فضای خالی و بلااستفاده فایل را حذف کرده، حجم سند را کاهش میدهد و خطاهای احتمالی ساختار دیتابیس را برطرف میکند تا پایداری و سرعت سیستم حفظ شود.
کلیدواژه ها : شروع کار با اکسس-ایجاد دیتابیس جدید-ذخیره سازی در اکسس-پسوند فایل اکسس-فشرده سازی دیتابیس-مدیریت فایل اکسس-Blank Database-accdb file-Compact and Repair-باز کردن دیتابیس-آموزش مقدماتی اکسس-
